GESTIÓN DOCUMENTAL
NIETO RAMIREZ VALENTINA
RAMIREZ HERRERA LUZ KARIME
11-1
INSTIRUCIÓN EDUCATIVA INMACULADA CONCEPCIÓN
SEDE: SANTIAGO RENGIFO SALCEDO
VILLAGORGONA-CANDELARIA
2018
INTRODUCCIÓN
En el siguiente trabajo presentaremos diferentes temas como la Política de operación, Normatividad, Desarrollo de los procesos. Todos estos ejemplos son de gran importancia para nuestra vida cotidiana y debemos tomarlos en cuenta para una mejor organización, por ejemplo cuando hablamos de política de operación damos a conocer que son guías de acción que definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, planes, programas, proyectos y políticas de la administración del riesgo, previamente definidos por la organización, por otra parte cuando hablamos de normatividad nos referimos a reglas o preceptos de carácter obligatorio, emanados de una autoridad normativa, la cual tiene su fundamento de validez en una norma jurídica que autoriza la producción normativa, que tienen por objeto regular las relaciones sociales y cuyo cumplimiento está garantizado por el Estado. Asimismo, agregamos el desarrollo de los procesos que es el ingreso, radicación, clasificación, distribución y salida de documentos y/o comunicaciones tanto internas como externas, que nos servirá para organizar, clasificar, radicar y entre otras más. Les daremos a conocer sus ejemplos, sus objetivos, los conceptos, definiciones, importancia y entre otras más que abarcan con este tema.
OBJETIVO GENERAL
· Identificar los diferentes conceptos y herramientas del trabajo.
· Promover el desarrollo de estos temas a los estudiantes para el mejoramiento continuo de la calidad de la educación.
· Fortalecer las guías de acción para el cumplimiento de funciones, de planes, programas, proyectos y políticas de la administración de riesgos.
· Analizar la importancia de estos temas y promover estrategias para cumplirlas y tener una mejor organización.
· Explicar las normas que debemos cumplir obligatoriamente.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
· Asignar responsabilidad y establecer limitantes al personal que opera los archivos de las Unidades.
· Ampliar la disponibilidad y rápida recuperación de la información.
· Enunciar los conceptos claves que debe tener en cuenta obligatoriamente un empleado.
ALCANCE
En este contexto de alta competitividad, las pymes colombianas aún no están preparadas. En nuestro país, el porcentaje de penetración de tecnología en la población aún es de menos del 35 por ciento y sus aplicaciones industriales y comerciales siguen siendo muy reducidas. A este problema se le suma el de la piratería. Según la firma Business Software Alliance (BSA), dedicada a la investigación del uso de software en el mundo, en Colombia el 62 por ciento de las pymes utilizan software pirata, cifra que significa pérdidas para el sector de la industria tecnológica por 90 millones de dólares y que el Estado deje de recibir 25 millones por conceptos fiscales. Lo que la mayoría de empresarios no sabe es que acceder a la tecnología necesaria para mantenerse a la vanguardia de los negocios de manera legal es cada vez más fácil, no solo en su facilidad de uso y variedad de aplicaciones, también en precios, dice Helmut Cepeda, Gerente de segmento de mediana y pequeña empresa para la región andina de Microsoft, empresa que lidera el mercado de software, creadora del sistema Windows que utiliza la mayoría de empresas, grandes y pequeñas, y hogares en el mundo. Al crear un área especializada para atender a la pequeña y mediana empresa, Microsoft ha creado una serie de soluciones de financiamiento y adquisición de licencias para acercar la última tecnología a los empresarios pyme. Así, además de promover los beneficios al país y el fomento de la industria de la tecnología, Microsoft ofrece a las pequeñas y medianas empresas una serie de servicios como capacitación especializada, soporte técnico y asesorías en licenciamiento y seguridad, entre otros. Y, a diferencia de lo que muchos piensan, los precios no son altos, se acomodan a la situación de liquidez de una pyme. Como afirma Helmut Cepeda, en el campo de la pequeña y mediana empresa, la prioridad para Microsoft es educar al pequeño empresario sobre el valor y la importancia que tiene la tecnología para la competitividad y productividad en este sector empresarial. De ahí que Microsoft venga desarrollando diferentes productos que ofrecen soluciones inmediatas y garantizan adaptabilidad a las necesidades de la empresa.
POLITICA DE OPERACIÓN
Los Auditores Internos que ingresen a la Dirección de Control Interno, deben ser profesionales o tecnólogos en diferentes disciplinas, tener perfil de auditor interno, contar con conocimientos y habilidades en auditoria interna, experiencia en el sector público y/o privado y capacidad profesional o tecnológica, que le habiliten para realizar entre otros observaciones, verificaciones, análisis técnico y redacción de informes, de acuerdo con el rol de evaluador independiente de la dependencia.
El nivel directivo de los Procesos, subprocesos, procedimientos según sea el caso, cuando requieran realizar auditorías internas de calidad, a procesos, actividades, operaciones, productos y/o servicios con su propio recurso humano y logístico, las cuales no han sido contempladas en el Programa Anual de Auditoría Interna, deben solicitar a la Dirección de Control Interno la coordinación de dichas auditorías, presentando el plan de auditoría interna, Dirección que revisará que se cumplan los requisitos para desarrollar la auditoría y tramitará el procedimiento de aprobación por parte del señor Alcalde e incorporación en el Programa Anual de Auditoría Interna.
Los Servidores Públicos de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali y los Directivos que contraten con terceros que desarrollen procesos que afecten la conformidad de los productos y/o servicios a cargo de la entidad, deben entregar dentro de los términos establecidos en la solicitud formal (comunicación oficial o acta o correo electrónico) que realice el Jefe de Oficina y/o Líder Auditor de la Dirección de Control Interno, la información en los términos requeridos y permitir el acceso a los sistemas de información, ya sean manuales o automatizados.
NORMATIVIDAD
· Ley 1793 de julio 7 de 2016. Por medio del cual se dictan normas en materia de costos de los servicios financieros y se dictan otras disposiciones.
· Ley 1780 del 2 de mayo de 2016. Por medio de la cual se promueve el empleo y el emprendimiento juvenil se generan medidas para superar barreras de acceso al mercado de trabajo y se dictan otras disposiciones.
· Ley 1753 de 2015. Por medio de la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos por un nuevo país”
· Ley 1735 de 2014. Por la cual se dictan medidas tendientes a promover el acceso a los servicios financieros transaccionales y se dictan otras disposiciones
· Ley 1676 de 2013 "Por la cual se promueve el acceso al crédito y se dictan normas sobre garantías mobiliarias"
· Ley 1429 de 29 de diciembre de 2010. Por la cual se expide la ley de Formalización y Generación de Empleo.
· Decreto número 489 del 14 de marzo de 2013 Por el cual se reglamenta el otorgamiento de Garantías, ofreciendo un descuento en el valor de las comisiones , dirigidas a empresas creadas por jóvenes menores de 28 años.
· Decreto número 0295del 27 de febrero de 2013 Por el cual se adopta el Programa de San Andrés Providencia y Santa Catalina.
· Decreto No. 2706 del 27 de Diciembre de 2012, Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo de información financiera para las microempresas.
· Decreto 2555 de 2010. Por el cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores y se dictan otras disposiciones.
DESARROLLO DE LOS PROCESOS
Actualmente las organizaciones de la industria de desarrollo de software requieren que sus procesos de producción de software sean sencillos y eficientes. Para lograr dichos objetivos es recomendable mantener una constante innovación de procesos.
El desarrollo de software es una actividad que debe de ser ejecutada desde el principio con orden ya que cualquier requerimiento mal identificado o ausencia de información sobre el producto a desarrollar podría provocar defectos que a lo largo del proyecto provocarían soluciones no requeridas por el usuario final del producto.
Estos procesos deben de ser estandarizados bajo un marco de referencia de buenas prácticas el cual esté reconocido a nivel nacional o internacional para darle credibilidad a la ejecución de los procesos y sea un punto de partida para la innovación de los procesos en la organización.
El desarrollo de software es una actividad que debe de ser ejecutada desde el principio con orden ya que cualquier requerimiento mal identificado o ausencia de información sobre el producto a desarrollar podría provocar defectos que a lo largo del proyecto provocarían soluciones no requeridas por el usuario final del producto.
Estos procesos deben de ser estandarizados bajo un marco de referencia de buenas prácticas el cual esté reconocido a nivel nacional o internacional para darle credibilidad a la ejecución de los procesos y sea un punto de partida para la innovación de los procesos en la organización.
Ingreso:
Pyme es el acrónimo utilizado a la hora de hablar de pequeñas y medianas empresas. Estas, generalmente suelen contar con un bajo número de trabajadores y de un volumen de negocio e ingresos moderados en comparación con grandes corporaciones industriales o mercantiles.
Tradicionalmente las empresas se clasifican según su tamaño en pequeñas, medianas y grandes. Como ya sabemos, al conjunto de las dos primeras se le denomina de forma abreviada pymes (pequeñas y medianas empresas). Además, con el paso de los años se les ha sumado a estos tres grupos un cuarto: las microempresas, que también se incluyen en las pymes.
Aunque el concepto de Pyme queda bastante reducido a una cuantificación de producción y trabajadores, dependiendo del territorio en el que nos encontremos podemos observar que se califica a una empresa como tal en función de una visión subjetiva de estos baremos. Es decir, según la zona geográfica, se emplea como medición un número de trabajadores máximo o un volumen de operaciones diferente para clasificar a una empresa como Pyme o no.
Radicaciones:
Los Aportes No Reembolsables (ANR) entregados por la cartera que dirige Giorgi permitieron concretar obras de infraestructura interna en los conglomerados industriales. El año pasado 69 parques se inscribieron en el RENPI, que les permite a las empresas radicadas allí acceder a múltiples beneficios.
Entre las inversiones se destacan la construcción de cerco olímpico perimetral y obra civil portal de acceso, estudios hídricos, pavimentación y mejoramiento de calles internas, portal de acceso y techado para vehículos, construcción de la red interna de gas, electricidad y agua potable, obras de alumbrado público, e implementación de sistema de video vigilancia, entre otras.
Los parques interesados en acceder a los ARNs del programa deben inscribirse en el Registro Nacional de Parques Industriales (RENPI), el cual ya cuenta con 161 agrupamientos industriales. Sólo el año pasado, 69 parques, que albergan a 2005 empresas (entre las que están en funcionamiento y las que se encuentran en proceso de instalación), se sumaron a este registro.
En distintas provincias y municipios del país que contaron con la participación de referentes nacionales e internacionales del ámbito industrial.
Beneficios para Parques Industriales y Pymes Con el objetivo de posibilitar el financiamiento de obras de mayor envergadura, el año pasado se modificó el monto máximo de ANR a otorgar, pasando de $600.000 a $3.000.000. Para fomentar la radicación en los parques de pequeñas y medianas empresas, el Ministerio de Industria bonifica parcialmente la tasa nominal anual que establecen las entidades financieras por préstamos a otorgarse a través del Banco Nación.
También pueden acceder a este beneficio las empresas radicadas o en proceso de radiación de parques industriales privados o mixtos. El Parque Industrial de General Pueyrredón, que cuenta con 21 empresas, accedió a dos aportes no reembolsables por un total de $1,2 millones con el objetivo de mejorar las calles internas.
La localidad bonaerense de Berazategui contaba en 2003 con un solo parque industrial. Hoy, el trabajo conjunto de los sectores público y privado permitió que el distrito tenga 12 predios. En el caso del Parque Industrial General Belgrano (Paraná, Entre Ríos), el Programa del Ministerio de Industria acompaña el ordenamiento de parques industriales existentes ya que cuenta con más de 50 empresas en operación que generan 2500 puestos de trabajo.
Clasificación:
Según la definición que se encuentra vigente desde el año 2005 podemos diferenciar cada tipo según la cantidad de trabajadores y su volumen de negocio. Aquí te presentamos una clasificación de empresas por tamaño (por volumen y por trabajadores):
*Las medianas empresas serán las que dispongan de menos de 250 trabajadores o un volumen de negocio que no supere los 50 millones de euros.
*Las pequeñas empresas estarían conformadas por menos de 50 trabajadores o un volumen de negocio inferior a los 10 millones de euros.
*Por último, las microempresas serían aquellas que con menos de 10 trabajadores o un volumen menor a los 2 millones de euros.
Con esta clasificación que se da por parte del gobierno podemos observar que la realidad de la economía española es que la aplastante mayoría de las empresas.
Distribución:
Desde que un producto comienza a producirse hasta que finalmente llega a manos del cliente, pasa por toda una serie de etapas o procesos. Uno de ellos, fundamental para que el producto llegue a estar en posesión del cliente es la distribución.
La distribución en las empresas supone el conjunto de actividades que se realizan desde que el producto se elabora por el fabricante o empresa hasta que es comprado por el consumidor.
Es importante trabajar por construir un buen canal de distribución, que dé gran seguridad y tranquilidad a la empresa, asegurándose que el producto llegará en las condiciones idóneas y óptimas a manos del cliente. Además, es fundamental trabajar en la calidad de dicho canal de distribución para cumplir con los plazos de envío y entrega prometidos a los clientes, darles confianza y, en definitiva, ofrecer un servicio excelente y 100% confiable.
Salida de documentos:
La cantidad de documentos con la que se puede topar una empresa pasados unos meses resulta abrumadora. Para ello, es necesario marcar una estrategia en cuanto a la gestión documental de las empresas se refiere.
Una buena gestión de toda la información y documentación que tu empresa posee, te permitirá ser más eficiente y óptimo en la asignación de recursos. Notarás resultados muy a corto plazo y es una tarea relativamente fácil y barata de implementar en la empresa. No requiere ni de grandes esfuerzos ni de una inversión económica desmesurada.
El tener toda la documentación debidamente organizada y aplicando un buen método, agiliza sobremanera la búsqueda en un futuro de cualquier archivo.
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